On vient tout juste de vous recruter pour gérer la production d’une nouvelle série TV. Lancer un nouveau projet est toujours enthousiasmant.
Vous êtes motivé pour donner vie à une nouvelle série, mais vous savez aussi ce qui vous attend ensuite : les tableurs. Beaucoup de tableurs.
Du pré-production jusqu’à la livraison, les tableurs deviennent l’épine dorsale de votre processus. Vous allez les utiliser pour :
- Suivre les membres de l’équipe et les informations de contact
- Attribuer des tâches et des responsabilités
- Gérer le découpage des épisodes et les listes d’actifs
- Collecter les notes de production et les besoins des animateurs
- Suivre les plannings et l’avancement de la production
- Produire des rapports pour les producteurs et les parties prenantes
Comme de nombreuses personnes s’appuient sur ces documents, l’information doit rester exacte, à jour et facile d’accès. Dans beaucoup de studios, les tableurs deviennent l’outil de communication principal pour l’ensemble de la production.
Jour 1 : Mettre en place la production
C’est le premier jour de production, et vous avez déjà préparé une variété de documents :
- Listes de contacts
- Découpages de script
- Attributions de tâches
- Plannings de production
- Listes de tâches du réalisateur et des artistes
Si vous avez déjà travaillé sur des productions TV, vous avez peut-être déjà vos propres modèles. Sinon, votre studio fournira probablement des documents standard que vous adapterez à l’ensemble de la série, parfois pour chaque épisode.
Créez des modèles standardisés tôt. Des formats cohérents facilitent la collaboration et réduisent les erreurs à mesure que l’équipe s’agrandit.
Partager vos tableurs
Les tableurs ne restent pas statiques longtemps. Une fois créés, ils doivent être partagés, relus et mis à jour par plusieurs membres de l’équipe.
En général, vous avez trois options :
Option 1 : Logiciel de bureau
Tout le monde doit avoir le même logiciel installé sur son ordinateur. Cela nécessite souvent :
- Le support informatique pour l’installation
- Des licences de logiciel supplémentaires
- Une maintenance continue
Option 2 : Outils de tableur basés sur le cloud
Les outils web facilitent la collaboration, mais les utilisateurs ont généralement besoin de comptes et de licences. Si les membres de l’équipe utilisent des comptes personnels au lieu de comptes gérés par l’entreprise, la sécurité et le contrôle d’accès peuvent devenir des sujets de préoccupation.
Option 3 : Email et partage de fichiers
Pour les collaborateurs à distance, les tableurs sont souvent échangés par email ou via des services de stockage dans le cloud.
Le revers ? Des problèmes de versions sans fin, des fichiers dupliqués et une communication permanente.
Établissez une source unique de vérité pour les données de production. Plus vous limitez les fichiers dupliqués, moins vous passerez de temps à recouper l’information.
La phase de démarrage de la production
Au début, les choses restent gérables.
Vous diffusez l’information, vous attribuez le travail et vous suivez un nombre limité d’épisodes. Avec moins de pièces mobiles, la gestion des tableurs semble simple.
C’est à ce moment-là que les inefficacités commencent à apparaître.
Pensez aux découpages de storyboard et aux leadsheets. Ils contiennent souvent les mêmes données, présentées de façons différentes pour des publics différents. Même s’il est possible de lier ces documents entre eux, cela demande une mise en place et une maintenance supplémentaires.
Identifiez tôt les points de saisie en double. Dans la mesure du possible, stockez l’information une seule fois et affichez-la sous plusieurs formats.
Quand la production s’accélère
Avancez de quelques mois.
Certains épisodes sont en développement de script, d’autres sont en storyboard, et plusieurs sont déjà en animation.
Le nombre de tableurs a explosé.
Surtout, plusieurs personnes modifient désormais les mêmes documents :
- Réalisateurs
- Superviseurs d’animation
- Superviseurs des décors (background)
- Coordinateurs de production
À mesure que l’usage augmente, les erreurs aussi :
- Données saisies dans le mauvais onglet
- Informations manquantes
- Suppressions accidentelles
- Formules cassées
- Onglets entiers écrasés
Vous passez des heures à corriger des tableurs au lieu de gérer la production.
Pour réduire le risque, vous pouvez commencer à créer des copies distinctes pour différents départements et consolider manuellement les mises à jour plus tard. Si cela limite les modifications accidentelles, cela augmente drastiquement le travail administratif.
Le résultat est familier à de nombreux responsables de production :
- Journées de travail plus longues
- Plus de saisie manuelle de données
- Moins de visibilité sur l’ensemble de la production
- Plus de temps à gérer les documents qu’à soutenir l’équipe
Suivez le temps que votre équipe passe à maintenir les tableurs. Le chiffre est souvent bien supérieur à ce que vous aviez imaginé.
Travailler avec des contributeurs externes
La plupart des productions impliquent des freelances, des artistes à distance ou des réalisateurs qui travaillent en dehors du studio.
Sans accès direct à vos systèmes, ces collaborateurs dépendent d’échanges par email pour :
- Les dessins
- Les retours
- Les listes d’actifs
- Les notes
- Les livrables
Chaque demande crée des délais supplémentaires :
- Envoyer l’information
- Attendre une réponse
- Relire la soumission
- Demander des corrections ou des clarifications
- Répéter
Ces cycles de communication ajoutent une latence importante à la production.
Réduisez les goulots d’étranglement liés aux validations et au partage de fichiers en donnant aux contributeurs externes un accès direct aux informations dont ils ont besoin, dans la mesure du possible.
Créer des rapports de production
À un moment donné, les producteurs et les responsables de production demanderont des rapports d’avancement.
Ces rapports aident les parties prenantes à comprendre :
- L’avancement de la production
- La performance de l’équipe
- Les risques liés au planning
- Les étapes à venir
Si vous êtes à l’aise avec la technique, vous pouvez automatiser une partie du reporting en extrayant les données directement depuis les tableurs.
Mais même dans ce cas, vous devrez toujours vérifier que :
- Les formules fonctionnent correctement
- Les données n’ont pas été modifiées accidentellement
- Les rapports reflètent bien l’état actuel de la production
Si le reporting n’est pas automatisé, vous passerez des heures à collecter manuellement l’information dans plusieurs fichiers et onglets.
Ironiquement, produire des rapports nécessite souvent d’en créer encore plus.
Mesurez le temps que le reporting prend chaque semaine. Le reporting ne devrait pas devenir un emploi à temps plein.
Pourquoi un logiciel de suivi de production existe
Un logiciel de suivi de production a été créé pour résoudre exactement ces problèmes.
Au lieu de gérer des centaines de tableurs, les équipes travaillent à partir d’une base de données de production partagée.
Cela permet à tout le monde de :
- Accéder aux mêmes informations
- Collaborer en temps réel
- Réduire les erreurs de saisie
- Suivre l’avancement de manière plus efficace
- Générer des rapports automatiquement
Plus important encore, les artistes peuvent se concentrer sur le travail créatif plutôt que sur les tâches administratives.
Un bon système de gestion de production aide l’ensemble de l’équipe à rester aligné sans exiger une maintenance constante des tableurs.
Les chiffres s’additionnent
Faisons le calcul.
Supposons que chaque épisode nécessite six tableurs tout au long de la production.
Une série TV typique contient environ 52 épisodes.
On parle donc de plus de 300 tableurs à créer, mettre à jour, relire, partager et maintenir sur le déroulé d’une seule production.
Maintenant, imaginez gérer cinq épisodes en même temps, chacun avec plusieurs tableurs et des onglets ouverts simultanément.
Quand quelqu’un demande le statut d’un plan, d’une séquence ou d’un épisode, il s’attend à une réponse immédiate.
En tant que responsable de production, vous êtes souvent la source d’information centrale pour toute l’équipe. C’est une responsabilité importante, et les bons outils peuvent rendre les choses beaucoup plus faciles.
Comment Kitsu aide
Chez CGWire, nous avons développé Kitsu afin de réduire la charge administrative de la gestion de la production.
Kitsu aide les équipes à :
- Attribuer et suivre les tâches
- Gérer les validations, les commentaires et les reprises
- Organiser les découpages et les actifs
- Suivre le temps et l’avancement de la production
- Partager instantanément l’information dans tout le studio
- Générer des rapports de production à jour
- Maintenir tout le monde aligné grâce à une source unique de vérité
Au lieu de passer votre journée à maintenir des tableurs, vous pouvez vous concentrer sur la progression de la production.
Si vous cherchez une meilleure façon de gérer les workflows d’animation ou de production TV, demandez un essai gratuit et voyez comment la solution s’adapte aux besoins de votre équipe.
Nous serions ravis d’avoir votre retour et d’en apprendre davantage sur vos défis de production.
