新しいTV番組の制作を管理するために雇われたばかりです。新しいプロジェクトを始めるのは、いつでもわくわくするものです。
新番組を立ち上げるお手伝いをしたいと思う一方で、次に何が来るかも分かっています。スプレッドシートです。大量のスプレッドシート。
プリプロダクションから納品まで、スプレッドシートはワークフローの土台になります。スプレッドシートを使って、以下を行います：
- チームメンバーと連絡先情報の追跡
- タスクと責任の割り当て
- エピソードの分解（ブレイクダウン）とアセット一覧の管理
- 制作ノートとアニメーターの要件の収集
- スケジュールと制作進捗の監視
- プロデューサーや関係者向けのレポート作成
これらの書類を頼りにする人が非常に多いため、情報は正確で、最新で、参照しやすい状態である必要があります。多くのスタジオでは、スプレッドシートが制作全体の主要なコミュニケーション手段になります。
Day One：制作の準備
制作初日です。すでにさまざまな書類を用意しています：
- 連絡先リスト
- 台本ブレイクダウン
- タスク割り当て
- 制作スケジュール
- ディレクターとアーティストのやることリスト
以前にTV制作に携わっているなら、すでに自分用のテンプレートがあるかもしれません。そうでない場合は、スタジオが標準的な書類を提供し、それを番組全体（場合によっては各エピソードごと）に合わせてカスタマイズすることになります。
標準化したテンプレートは早めに作成しましょう。形式を揃えることで、チームが成長してもコラボレーションがしやすくなり、ミスも減ります。
スプレッドシートを共有する
スプレッドシートは長く固定のままではいられません。作成したら、複数のチームメンバーによって共有され、レビューされ、更新される必要があります。
通常、選択肢は3つです：
選択肢1：デスクトップソフト
全員が同じソフトを自分のPCにインストールしている必要があります。多くの場合、次のような対応が必要になります：
- インストールのためのITサポート
- 追加のソフトウェアライセンス
- 継続的なメンテナンス
選択肢2：クラウド型スプレッドシートツール
Webベースのツールはコラボレーションを簡単にしますが、一般にユーザーにはアカウントとライセンスが必要です。チームメンバーが個人のアカウントを、会社が管理するものの代わりに使っている場合、セキュリティやアクセス制御が懸念事項になります。
選択肢3：メールとファイル共有
リモートの協力者とは、スプレッドシートがメールやクラウドストレージサービス経由でやり取りされることがよくあります。
デメリットは？無限に続くバージョン管理の問題、重複ファイル、そして絶え間ないやり取りです。
制作データの「唯一の正」情報源を確立しましょう。重複ファイルを減らせば減らすほど、情報の突合にかかる時間も少なくなります。
制作初期フェーズ
制作の初めは、まだコントロール可能です。
情報を配布し、作業を割り当て、少数のエピソードを追跡します。部品が少ない分、スプレッドシートの管理はシンプルに感じられます。
しかし、効率の悪さが見え始めるのはこのあたりです。
ストーリーボードのブレイクダウンやリードシートを考えてみてください。これらには、多くの場合、異なる対象に向けて見せ方を変えた同じデータが含まれています。リンクでつなぐことは可能ですが、その場合は追加のセットアップとメンテナンスが必要になります。
重複したデータ入力ポイントを早期に特定しましょう。可能な限り、情報は1回だけ保存し、複数の形式で表示します。
制作が拡大すると
数か月経ったら、状況は一変します。
あるエピソードは台本の開発段階、別のエピソードはストーリーボード段階、そしていくつかはすでにアニメーションに入っています。
スプレッドシートの数が爆発的に増えます。
さらに重要なのは、複数の人が同じドキュメントを編集するようになることです：
- ディレクター
- アニメーションスーパーバイザー
- 背景スーパーバイザー
- 制作コーディネーター
利用が増えるほど、ミスも増えます：
- 間違ったタブに入力してしまう
- 情報の欠落
- うっかり削除してしまう
- 壊れた数式
- タブ全体が上書きされる
制作を管理する代わりに、スプレッドシートの修正に何時間も費やしてしまいます。
リスクを減らすために、部署ごとに別コピーを作り、後から手作業で更新を統合し始めることもあります。これは誤編集の可能性を下げますが、管理の手間を大幅に増やしてしまいます。
結果として、多くの制作マネージャーが見慣れた状況になります：
- 長い労働時間
- より多くの手作業のデータ入力
- 制作全体の見通しが悪くなる
- チームを支える時間よりも、書類の管理に時間を取られる
チームがスプレッドシートの維持に使っている時間がどれくらいか計測してみてください。多くの場合、想定よりずっと高い数値になります。
社外の協力者と連携する
ほとんどの制作では、フリーランス、リモートのアーティスト、スタジオ外で働くディレクターなど、社外の協力者が関わります。
あなたのシステムに直接アクセスできないこれらの協力者は、次のためにメールでのやり取りに頼らざるを得ません：
- 図面
- レビュー
- アセット一覧
- ノート
- 成果物
依頼が発生するたびに、追加の遅延が生まれます：
- 情報を送る
- 返信を待つ
- 提出物をレビューする
- 修正や確認を依頼する
- 繰り返す
こうしたコミュニケーションのサイクルが、制作に大きなレイテンシ（遅延）を加えていきます。
可能な限り、社外の協力者が必要な情報に直接アクセスできるようにすることで、承認やファイル共有のボトルネックを減らせます。
制作レポートを作成する
やがて、プロデューサーや制作責任者がステータスレポートを求めてきます。
これらのレポートによって、関係者は次を理解できます：
- 制作進捗
- チームのパフォーマンス
- スケジュール上のリスク
- 今後のマイルストーン
技術に強い人なら、スプレッドシートからデータを直接取り出して、一部のレポーティングを自動化できるかもしれません。
それでも、次の確認は必要になります：
- 数式が正しく動いているか
- データがうっかり変更されていないか
- レポートが現在の制作状況を反映しているか
レポートが自動化されていない場合は、複数のファイルやタブにまたがる情報を手作業で集めるのに何時間も費やすことになります。
皮肉にも、レポートを作ること自体が、さらに多くのスプレッドシートを作る必要につながることがよくあります。
レポーティングに毎週どれくらいの時間がかかるか測ってみましょう。レポーティングがフルタイムの仕事になるべきではありません。
なぜ制作トラッキングソフトが存在するのか
制作トラッキングソフトは、まさにこうした課題を解決するために作られました。
何百ものスプレッドシートを管理する代わりに、チームは共有された制作データベースを基に作業します。
これにより、誰もが次を実現できます：
- 同じ情報にアクセスする
- リアルタイムでコラボレーションする
- データ入力ミスを減らす
- より効果的に進捗を追跡する
- レポートを自動生成する
何よりも、アーティストは管理業務ではなく創造的な仕事に集中できます。
優れた制作管理システムは、スプレッドシートを常に手入れする必要なしに、チーム全体の足並みをそろえるのに役立ちます。
数字は積み上がる
計算してみましょう。
各エピソードで、制作期間中に6つのスプレッドシートが必要だとします。
一般的なTVシリーズは約52話です。
つまり、単一の制作期間を通して作成・更新・レビュー・共有・維持するスプレッドシートは300を超えます。
さらに、5つのエピソードを同時に管理し、それぞれで複数のスプレッドシートとタブが一斉に開いている状況を想像してください。
誰かがショット、シーケンス、またはエピソードのステータスを尋ねてきたとき、答えはすぐに返されることが期待されます。
制作マネージャーとして、あなたはチーム全体にとって情報の中心になることが多いのです。これは大きな責任であり、適切なツールがあればそれをはるかに簡単にできます。
Kitsuがどう役立つか
CGWireでは、制作管理における管理業務の負担を減らすためにKitsuを開発しました。
Kitsuはチームを助けます：
- タスクの割り当てと追跡
- 承認、コメント、リテイクの管理
- ブレイクダウンとアセットの整理
- 時間と制作進捗の追跡
- スタジオ全体で情報を即時共有
- 最新の制作レポートを生成
- 単一の情報源によって全員の認識を揃える
スプレッドシートの維持に1日を費やす代わりに、制作を前に進めることに集中できます。
アニメーションやTV制作のワークフローをより良く管理したいと考えているなら、無料トライアルを申し込んで、チームのニーズにどう合うかを確認してください。
皆さんのフィードバックをぜひお聞かせください。そして、制作上の課題についてさらに知りたいです。
