Les artistes CG sont le cœur de votre production.
Mais conserver les bonnes informations à leur sujet sans microgestion ni créer une surcharge inutile fait partie des aspects les plus souvent négligés lorsqu’on gère bien un studio.
Si vous le faites correctement, l’attribution des tâches devient plus rapide et le suivi devient plus simple.
Voici une décomposition pratique de ce qu’il faut suivre, pourquoi c’est important, et comment le Kitsu de CGWire rend tout cela gérable.
1. Informations de contact
- Nom complet
- Adresse e-mail
- Numéro de téléphone
- Profil LinkedIn et/ou URL du portfolio
- Une photo (avatar) (ou tout autre identifiant visuel)
Les studios CG s’appuient fortement sur des freelances qui alternent entre des projets et des entreprises. Quand vous devez joindre quelqu’un rapidement ou vérifier à qui vous avez affaire, disposer d’informations de contact propres et à jour est essentiel.
Lors de l’onboarding de tout artiste, salarié ou freelance, créez immédiatement leur profil au lieu de travailler sur des tableurs ou des e-mails éparpillés. L’avatar compte : un identifiant visuel permet aux responsables de production de parcourir une liste et d’identifier immédiatement qui est qui.
Dans Kitsu, chaque artiste dispose d’une page de profil dédiée où vous pouvez stocker ses coordonnées, une photo de profil et des liens sociaux/portfolio. Cela fournit à toute votre équipe une source de vérité unique.
2. Statut actif vs. inactif : savoir qui est réellement disponible
Quand vous gérez des dizaines d’artistes, vous devez suivre si un artiste travaille actuellement avec votre studio, la date à laquelle il a travaillé pour vous pour la dernière fois, ainsi qu’un indicateur de rappel pour les artistes susceptibles d’être à nouveau sollicités.
Les studios perdent du temps à contacter des personnes indisponibles ou, pire, à attribuer des tâches à quelqu’un qui n’est plus actif dans son pipeline. Filtrer votre vivier de talents uniquement par statut actif peut réduire considérablement les frictions liées à la planification.
Adoptez l’habitude de mettre à jour le statut d’un artiste dès qu’il termine un contrat ou part en congé. Ajoutez une date de référence pour savoir quand faire le suivi, surtout pour les freelances sur lesquels vous comptez et que vous voudriez rappeler.
Kitsu vous permet de marquer les personnes comme actives, inactives ou en jour de repos, puis de filtrer votre liste en conséquence. Les artistes inactifs sont automatiquement exclus des outils de production afin d’éviter les problèmes de sécurité.
3. Charge de travail actuelle : prévenir l’épuisement et les goulots d’étranglement
Pendant la production, vous devez savoir à quels projet(s) chaque artiste est affecté, combien de tâches il a actuellement ouvertes, et si sa charge est équilibrée par rapport à l’équipe
Sans visibilité sur qui fait quoi, vous risquez deux problèmes courants : des artistes surchargés qui s’épuisent en plein milieu de la production, et des artistes qui restent inactifs en attendant de nouvelles attributions.
Avant d’attribuer une nouvelle tâche, vérifiez le nombre de tâches en cours de l’artiste. Si quelqu’un a cinq plans ouverts et un autre seulement un, le calcul est simple. Il vous faut juste une vue de tableau de bord claire.
Les tableaux de bord de Kitsu affichent l’attribution des tâches par personne, sur l’ensemble des projets. Vous pouvez instantanément voir qui est à pleine capacité et qui a de la marge, ce qui rend l’affectation des tâches plus simple.
4. Compétences : confier la bonne mission à la bonne personne
Confier une tâche de rigging à quelqu’un qui fait de la compositing (ou l’inverse) fait perdre du temps à tout le monde. Même dans les petits studios où les gens portent plusieurs casquettes, savoir ce que chaque personne sait vraiment faire—ou ce qu’elle préfère—permet d’obtenir de meilleurs résultats.
Demandez directement aux artistes ce qu’ils préfèrent faire pendant l’onboarding ou au lancement du projet. Gardez la liste des compétences simple : une liste plate de domaines est bien plus pratique que d’essayer d’évaluer des niveaux d’expertise qui évoluent avec le temps.
Vous pouvez attribuer à chaque utilisateur Kitsu un département correspondant à ses compétences afin de faciliter le filtrage de votre équipe quand vous avez besoin d’une compétence précise pour une tâche à venir ou une nouvelle phase de projet.
5. Données de taux et de salaire : budgéter sans mauvaises surprises
Une prévision budgétaire précise dépend de la connaissance de vos coûts de main-d’œuvre. Le taux d’un artiste plus élevé que prévu, ou l’oubli de prendre en compte le tarif journalier d’un freelance, peut faire exploser rapidement un budget de production.
Veillez à stocker les informations de salaire et de taux, mais soyez rigoureux sur qui peut les consulter. Ces données sont sensibles et ne devraient pas être visibles par tout le studio. Utilisez un système d’autorisations basé sur les rôles, ou conservez un enregistrement interne distinct, comme dans Kitsu.
Nous prenons en charge les rôles utilisateurs et les niveaux d’autorisation : vous pouvez ainsi limiter les informations financières sensibles aux producteurs et à la gestion du studio, tout en gardant le profil général de l’artiste visible pour l’ensemble de l’équipe.
À retenir
Le but n’est pas de tout suivre sur tout le monde, mais de disposer des bonnes informations au bon moment. Un producteur ne devrait pas avoir à fouiller dans des e-mails ou à demander autour de lui quand il doit attribuer une tâche de rigging à 9 h un lundi. La réponse devrait être à un clic.
C’est exactement pour cela que le Kitsu de CGWire a été conçu : une plateforme simple de gestion de production pensée pour des studios de toutes tailles, où la liste des personnes est un outil vivant. Coordonnées, compétences, charge de travail, statut… le tout au même endroit, toujours à jour.
Si vous gérez encore votre équipe dans un tableur, c’est la première chose à corriger.
