Après des années de travail, vous atteignez le succès et votre studio se développe. Vous avez des projets plus importants et plus exigeants. Il est temps d’embaucher plus de monde, de nouvelles personnes, des artistes qui ne sont pas habitués à vos méthodes. Et parfois, ils ne seront même pas sur vos sites et ne pourront donc pas être formés par vos seniors. Relever ces nouveaux défis est super excitant et vous voulez que tout soit parfait.
Vous êtes prêt à franchir une étape importante : vous allez construire un pipeline solide. Parmi d’autres outils, vous voulez un logiciel de gestion de production qui soit accessible à tout le monde dans le studio. Ça vous va de laisser vos précieux tableurs de toutes sortes, même s’il a fallu des mois, voire des années, pour les affiner.
Alors, vous regardez les solutions du marché, vous vous inscrivez à un essai et vous testez chacune d’entre elles. Et maintenant arrive la vraie grande question : quels sont vos critères de sélection ? Pour qui cet outil est-il vraiment destiné ?
Si vous le prenez pour vous-même, vos principaux critères seront les reportings de production et les statistiques. Vous aurez plaisir à construire des pages personnalisées pour retrouver tous vos indicateurs de production. Et cela aussi vite et facilement que possible. Ce serait formidable d’avoir tous ces nouveaux rapports, mais si c’est votre premier critère, cela veut dire que la chaîne entière — artiste / superviseur / directeur / équipe client — arrive après.
La deuxième option consiste à aider votre équipe de production à faire son reporting hebdomadaire et à mieux suivre la production. Ça a l’air bien, mais si c’est votre premier critère, cela veut dire que les artistes, les superviseurs et les directeurs, ainsi que les clients, arrivent encore après. Cela signifie que vous préférez aider des personnes dont le travail consiste à organiser, gérer et reporter, plutôt que des personnes qui construisent le film, et qui ne devraient se concentrer que sur leur art… Et d’après ce que disent les rapports, il semble qu’ils aient bien plus d’importance dans votre budget…
Prenons par exemple un écosystème de 10 personnes : 1 client, 1 producteur, 1 responsable de production, 1 directeur/superviseur, et 6 artistes.
Le client donnera sa validation sur les prévisualisations une fois par semaine. Le producteur va suivre la production une fois par mois. Le responsable de production suivra les artistes tous les jours et fera un point au producteur une fois par semaine. Le directeur supervisera les artistes et leur donnera un retour chaque jour. Et les artistes vont regarder plusieurs fois par jour ce qu’ils doivent faire ainsi que si leur travail précédent a été validé.
En tant que producteur, directeur de la production, vous allez passer beaucoup de temps à recruter vos artistes. Ce sont les piliers de votre projet ! Vous les recrutez sur la base de leur démo, voire même avec un test. Vous êtes prêt à payer le prix pour avoir la bonne personne au bon poste.
Mais quand l’artiste arrive dans votre studio, il devra gérer votre système de suivi interne. Il devra retrouver ses plans sur le réseau dans un tableur. Il va passer beaucoup de temps à courir après le réel pour savoir si son travail a été validé ou non. Il cherchera les prévisualisations des étapes de construction précédentes. En bref, il va passer du temps à chercher l’information dont il a besoin. Si le logiciel est encombré, lent et complexe, il peut passer 15 minutes par jour juste à chercher la bonne information.
Prenons ensuite le responsable de production, mais d’un autre côté, on le recrute pour ses compétences d’organisation, de synthèse et de communication. Lui faire gagner quelques heures pour construire son reporting, c’est bien. Mais la question se pose ! Qu’est-ce qui compte le plus ? Fournir un outil qui aide vos responsables de production à faire leurs rapports — c’est pour ça que vous les avez recrutés ? Ou s’assurer que vos artistes ne perdent pas une minute à chercher des informations et puissent se concentrer uniquement sur leur art ?
Si on reste sur l’exemple de l’artiste qui perd 15 minutes par jour à chercher des informations le concernant, après une semaine, il a déjà perdu plus d’1 heure et 15 minutes (15 min x 5 j = 75 min). S’il s’agit d’une équipe de 6 personnes, on a déjà perdu l’équivalent d’une journée entière (75 min x 6 personnes = 450 min = 7,5 h).
Continuons le même calcul sur un mois et toute votre équipe perd presque une semaine de travail (7,5 h * 4,5 semaine = 34 h = 4,7 j). Et on n’ajoute pas ici le temps perdu quand un plan doit être retraité parce qu’il y a eu un malentendu.
Tout ce temps perdu aurait pu servir à affiner et pousser encore plus loin la qualité, ou à éviter des heures supplémentaires. Alors, une dernière fois, posons-nous la question : vaut-il mieux privilégier les artistes ou les reportings de production ?
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