Comme tout projet, pour gérer correctement une production d’animation, vous devez suivre des KPI et des événements spécifiques. Le suivi des données numériques donne une vue d’ensemble complète de votre projet tout en vous permettant d’analyser la situation à plus petite échelle. Regarder un ensemble d’événements permet de réagir rapidement aux changements. Dans cet article, nous allons lister les éléments principaux que vous devez suivre pour gérer au mieux votre production.
Les KPI qui nous intéressent sont liés au budget et au planning. Un point important à considérer est que, la plupart du temps, la production n’a pas accès à tout l’argent dès le départ. Le contrat définit différents jalons qui déclenchent les paiements (par ex. la validation d’un certain nombre d’épisodes pour une étape de bâtiment donnée). Par conséquent, vos chiffres sont étroitement liés aux délais. Il faut donc être prêt à surveiller vos dates au fur et à mesure que vous suivez vos chiffres.
Maintenant que nous avons posé le cadre de cet article, entrons dans les détails et voyons ce que cela signifie pour votre production !
Dans cet article, nous ne couvrirons pas la qualité et nous nous concentrerons davantage sur le budget et le planning.
Que suivre
Le budget
La première chose à faire est de suivre les coûts sur une base mensuelle et hebdomadaire. L’idée est d’avoir un document qui prévoit les dépenses selon le budget prévu.
Puis, vous devez rédiger un autre document pour comparer les coûts réels à vos prévisions. Vous aurez une vision globale de la réalité par rapport à la prévision. Les devis et les factures doivent être confrontés systématiquement, et bien sûr il est important d’inclure aussi les jalons de trésorerie.
Vous devez toujours garder un œil sur le flux de trésorerie. Ainsi, vous serez informé de tout coût excessif ou changement de planification.
Le planning
Parce que vous avez tous les jalons dans le contrat, vous savez déjà à quelle étape et combien d’épisodes doivent être livrés. Vous pouvez suivre votre budget et ajuster vos chiffres sur une base hebdomadaire ou mensuelle en conséquence.
La façon la plus simple de suivre le planning est d’utiliser la technique de la double planification. Vous devez doubler toutes les lignes des tâches dans votre planning. Vous devez conserver la première comme référence et ne jamais la mettre à jour. Vous n’avez qu’à mettre à jour la deuxième version. C’est une excellente manière de voir en quoi la production se compare à ce qui a été décidé.
Quotas
Définir un quota, c’est le nombre de plans (ou secondes) validés par jour. Atteindre vos objectifs de quota donne le rythme à la production. C’est pourquoi ils comptent beaucoup.
Déterminer le quota par artiste dépend de trois variables : le nombre de plans (ou secondes) à produire, la durée de l’épisode, et le nombre de personnes dans l’équipe. Les quotas doivent être adaptés à chaque artiste. Par exemple, vous ne vous attendez pas à la même productivité d’un artiste junior ou senior. Les quotas dépendent aussi de la difficulté d’un plan. La nature de l’animation et le nombre de personnages à l’écran ont beaucoup d’impact. Autrement dit, vous ne pouvez pas demander à un animateur de passer le même temps sur un plan calme ne comportant qu’un seul personnage à l’écran, que sur un plan avec une cavalerie qui charge.
L’interprétation des quotas est simple : s’ils sont respectés, cela signifie que la production est dans les temps. Si la productivité est plus élevée que le quota attendu, vous finirez plus tôt. Si elle est plus faible, vous aurez du retard.
L’objectif derrière cet indicateur est d’identifier qui, parmi les artistes, rencontre des difficultés et n’est pas en mesure d’atteindre les quotas. Vous savez aussi qui est au-dessus de la moyenne : vous pouvez alors confier davantage de tâches aux artistes les plus productifs pour compenser ceux qui sont en retard.
Le quota doit être suivi au niveau de l’artiste, mais il est aussi essentiel de suivre la moyenne des quotas de l’ensemble de l’équipe. Vous verrez comment les choses se passent pour tout le groupe.
Taux de retakes par “take”
Le deuxième indicateur numérique à surveiller est le taux de retake. Nous appelons “retake” un commentaire/retour donné sur une tâche qui nécessite de la refaire. Par exemple, lors du modeling d’un personnage, le Réalisateur peut demander de remodeler le nez.
Le taux de retake correspond au pourcentage de retakes par numéro de take à chaque étape de construction. L’objectif est de surveiller l’avancement et la qualité de l’épisode. Lorsque le studio externalise des étapes spécifiques, le nombre maximum d’allers-retours autorisé est défini dans le contrat. C’est encore une raison de suivre ce nombre.
Il est courant que les premiers épisodes présentent un taux de retake très élevé (jusqu’à 70 %). Les principales raisons sont la courbe d’apprentissage du pipeline, le temps nécessaire pour s’habituer aux exigences du Réalisateur et/ou le temps pour définir précisément le style. Mais après les premiers épisodes, si vos plans ont trop de retakes (surtout plus de trois), c’est souvent le signe d’un problème qu’il faut corriger rapidement.
Si un plan comporte beaucoup de retakes, cela peut vouloir dire plusieurs choses :
- Le brief est peu clair. Dans ce cas, il vaut mieux prendre le temps de s’asseoir avec l’Artiste et le Réalisateur pour clarifier.
- Le plan est plus compliqué que les capacités de l’artiste. Il ne sert à rien de continuer à donner des retakes. Si l’artiste n’a pas réussi sur les deux premiers takes, il y a peu de chances qu’il réussisse ensuite. Il est préférable d’attribuer ce plan à un autre artiste.
- L’artiste peut avoir trop de travail dans le temps imparti et donc ne pas avoir le temps de le faire correctement. L’artiste et son superviseur peuvent discuter de la quantité de travail requise, puis éventuellement répartir les tâches à d’autres membres de l’équipe.
- Des conflits peuvent survenir. L’artiste ou le Réalisateur peut se tromper et ne pas vouloir changer d’avis. Dans ce cas, seules des discussions en tête-à-tête avec eux résoudront ce problème.
En résumé, ce que vous devez suivre, c’est le pourcentage de validation et de retake pour chaque tour de review.
Graphique burndown
L’objectif du suivi de la production est de savoir si la production est encore “dans les rails”. Le moyen le plus simple d’y parvenir est de vérifier systématiquement si les validations sont faites dans les temps. Pour surveiller cela, nous pouvons reprendre la technique du burndown chart issue de la méthode agile. Cet outil vous permet de suivre visuellement la production et d’avoir une réaction plus rapide.
Routine quotidienne pour les Production Managers
Nous avons listé les principaux aspects à suivre pour s’assurer que tout se déroule correctement. Dans la suite, nous allons transformer cela en routine quotidienne. Voici ce que nous vous recommandons de faire lorsque vous démarrez une nouvelle journée.
Pour chacune des actions suivantes, si vous devez modifier quelque chose, parlez-en aux artistes et au superviseur du département concerné. Voyez avec eux quels changements peuvent survenir dans le planning et les affectations avant de prendre toute décision.
1 Quotas : artistes au-dessus et en dessous de la moyenne
L’objectif est d’identifier quels artistes sont en difficulté et ne peuvent pas atteindre les quotas. Il faut comparer le quota de chaque artiste à sa référence et vérifier si certaines tâches doivent être réparties différemment.
2Tâches prêtes à démarrer
Identifiez les tâches qui sont prêtes à commencer. Vous devez les lancer et les attribuer aux artistes. Vous devez éviter de laisser des plans traîner parce que vous pensez pouvoir vous en occuper plus tard. La vérité, c’est que vous pouvez les oublier et créer un nouveau goulot d’étranglement.
Ce qu’il faut toujours tenir à jour :
- La liste des tâches non encore démarrées qui sont connues comme valides à partir de la tâche précédente
- La liste des artistes disponibles (avec peu ou plus de tâches dans leur liste à faire)
3Retakes
Identifiez les tâches qui ne sont pas validées et essayez de comprendre pourquoi elles ne sont pas encore approuvées. Un taux de retake élevé est l’une des raisons les plus courantes d’être en retard. Avoir à faire et refaire les mêmes plans peut facilement doubler ou tripler le temps passé.
Ce qu’il faut toujours tenir à jour :
- La liste des tâches en attente d’approbation qui ne sont pas encore validées
- La liste des tâches qui n’ont pas démarré alors qu’elles étaient prévues pour cela
- Le nombre de retakes pour chaque tâche
- La durée estimée du temps passé sur la tâche
4Affectations
Il peut arriver en production que certains artistes n’aient plus rien à faire, ou très peu de tâches dans leur liste à faire.
Nous avons l’habitude de distribuer aux artistes un petit nombre de plans à la fois pour ne pas les submerger. Il est donc nécessaire d’être attentif à leur liste à faire pour continuer à les alimenter et éviter une rupture dans leur rythme de travail.
Ce qu’il faut toujours tenir à jour :
- La liste des artistes disponibles avec peu ou aucune tâche dans leur liste à faire
- La liste des tâches prêtes à être prises en charge
Conclusion
Ce qu’il faut retenir, c’est qu’il y a quatre paramètres cruciaux à suivre dans une production :
- Les quotas : pour suivre la productivité.
- La liste des tâches prêtes à démarrer : pour anticiper la prochaine étape.
- Les chiffres de retake : pour identifier les ralentissements et les goulots d’étranglement.
- Les affectations : pour s’assurer que tout le monde est occupé.
Avec ces informations en tête, vous pourrez réagir immédiatement en cas d’événements inattendus. En parlez avec l’équipe avant de décider tout changement. Les gros problèmes ne se produiront plus. Vous vous sentirez plus en sécurité, et tous les acteurs de la production vous feront encore plus confiance !
Si vous avez des questions ou des retours à propos de cet article, n’hésitez pas à les publier dans les commentaires !
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