Vous avez été embauché pour gérer cette nouvelle série TV. Vous ressentez l’excitation de travailler sur une nouvelle production. Il peut s’agir de l’un de vos premiers postes en tant que Junior Production Manager, ou vous pouvez aussi évoluer dans un environnement que vous connaissez déjà, en tant que Production Manager expérimenté : quoi qu’il en soit, vous appréciez autant de démarrer un nouveau projet.
Mais quel que soit votre niveau de compétence, vous savez qu’une grande partie de votre travail consistera à produire des tableurs, des dizaines de tableurs… Ces tableaux constituent l’ossature d’une production. Vous les créez et les utilisez à chaque étape :
- Enregistrer le nom des personnes de l’équipe
- Stocker les attributions de tâches
- Lister le casting des assets d’un épisode
- Collecter des détails spécifiques pour un animateur
- Construire votre rapport d’avancement
Les tableurs sont l’outil principal de la production : tout le monde s’y appuie. C’est pourquoi les informations doivent être à jour et exactes. C’est le principal outil de communication.
Jour 1 de la production
Nous y sommes : jour 1 sur cette nouvelle production ! Vous avez déjà préparé beaucoup de choses. Notamment, vous avez beaucoup d’informations à partager : la liste de contacts, le breakdown des scripts, la liste des tâches à faire pour le Directeur et les Artistes…
Si vous avez déjà travaillé sur des productions de séries TV, vous avez probablement vos propres modèles. Sinon, au moins, le studio vous en fournira. Vous devrez les adapter pour cette nouvelle production, et probablement pour chaque épisode.
Partager les tableurs
Un tableur n’est pas un document figé. Une fois que vous l’avez créé, d’autres vont l’utiliser, parfois juste pour le lire, mais le plus souvent vos tableurs seront modifiés par d’autres. Pour que cela se passe comme il faut, vous avez trois options :
- Vos feuilles sont basées sur un logiciel de bureau. Tous les utilisateurs doivent l’avoir sur leurs ordinateurs. Vous devez demander à votre IT d’installer le logiciel pour eux et de payer les licences supplémentaires pour chaque superviseur / artiste qui aura besoin d’un accès aux tableurs.
- Si c’est une application web liée à un compte email, ils auront besoin d’un compte professionnel. Même question côté budget : vous devrez payer une licence pour chacun. Sinon, ils utiliseront leur email personnel et cela devient un problème de sécurité.
- Si une partie de votre équipe est ailleurs, vous devrez partager vos tableurs par email ou via un stockage de fichiers en ligne. Vous aurez alors beaucoup d’allers-retours.
Premiers pas de la production
Au début de la production, vous devez informer les gens et répartir le travail à faire. Vous imprimez déjà de nombreuses feuilles pour transmettre les informations. Tout se déroule bien : vous n’avez qu’à gérer un seul épisode. Vous pouvez prendre soin de chaque tableur. Tout va bien.
Et parfois, vous avez l’impression qu’il faut faire deux fois le travail. Prenons un exemple avec le breakdown du storyboard et la leadsheet. La seule différence entre les deux est la façon d’afficher les informations. Ces deux documents ne servent pas au même objectif et des personnes différentes les utilisent. Si vous avez des compétences techniques, vous pouvez lier les données de votre breakdown à votre leadsheet. Mais malgré tout, cela demandera un peu de travail pour être fait correctement.
Ce type de problèmes peut être votre première source de maux de tête pour cette production. Heureusement, c’est le début : vous avez le temps. Tout va bien.
Production en cours
Quelques mois plus tard. Certains épisodes sont déjà à l’étape d’animation, d’autres au stade du storyboard, et les plus récents sont encore au stade des scripts.
Vous avez déjà beaucoup de tableurs. Vous les utilisez au quotidien. Vous passez du temps à jongler entre les onglets. La différence entre maintenant et le début de la production, c’est que les gens contribuent à vos tableurs et ajoutent des données par eux-mêmes.
Le Directeur, le Superviseur décors et le Superviseur animation travaillent dessus, parfois tous en même temps. Plus il y a de personnes qui utilisent les documents, plus les erreurs arrivent. Ils ratent une ligne, remplissent le mauvais onglet, et parfois écrasent carrément un onglet…
Après avoir passé des heures à corriger les tableurs, vous pensez à la gestion des dégâts. Une solution consiste à copier le tableur et à donner une copie à chaque superviseur, directeur, etc. Vous attendez qu’ils le remplissent, puis vous synchronisez tous les documents.
C’est tellement chronophage que vous commencez à travailler tard. Vous pouvez envisager d’apporter du travail à la maison. Vous passez tout votre temps sur ces tableurs parce qu’ils sont nécessaires à la production. Pour que tout le monde soit aligné, ils doivent être propres et exacts. Vous risquez même de perdre de vue la vue d’ensemble de la production parce que vous êtes trop focalisé sur les détails. Les choses se compliquent.
Les personnes en dehors du studio
Il est fréquent que vous deviez partager des informations avec des personnes qui ne sont pas physiquement situées dans le studio. Par exemple, vous envoyez vos fichiers par email à des Artistes ou des Directeurs qui ne travaillent pas dans les locaux. Ils n’ont pas accès à votre réseau, donc ils doivent attendre votre email, et vous devez attendre leurs réponses.
Attendre les listes, les dessins et les vidéos augmente la latence d’une production. Et quand enfin vous recevez tous les éléments, vous devez encore les vérifier et demander parfois plus de détails. Les allers-retours commencent.
Le rapport de production
Votre responsable de production ou votre producteur vous demandera de produire des rapports de production. Il est important pour eux de communiquer l’avancement à tous les parties prenantes et d’avoir une vue d’ensemble de la production.
Si vous avez des compétences techniques, vous pouvez créer des rapports automatiquement remplis grâce aux données issues des tableurs. Même dans ce cas, vous devrez vérifier deux fois votre tableur pour vous assurer que la formule n’est pas cassée par erreur, ou si quelqu’un ne les a pas supprimées par erreur.
Si vous n’avez pas ces compétences, vous les créez à partir de zéro. Vous jonglez entre tous vos onglets et compilez les données pour bâtir un rapport cohérent et exact… et, au passage, vous avez un tableur de plus !
Logiciel de suivi de production
Les logiciels de suivi de production sont là pour vous aider. Ils vous permettent de gérer toutes ces données dans une base de données partagée et de les afficher dans une interface utilisateur dédiée.
Pour créer une meilleure série, vos artistes doivent pouvoir se concentrer totalement sur leur travail créatif et compter sur la production pour tout le reste. C’est pourquoi ces types d’outils peuvent grandement améliorer la productivité de votre équipe. Ils permettent à tout le monde de collaborer, rendent les erreurs moins probables, et offrent une interface facile à lire. Vous n’avez pas à gérer des centaines de fichiers et il est plus simple de garder tout le monde sur la même page.
Pour conclure
Récapitulons tout ! Pendant le cycle de vie de la production, vous allez créer au moins une demi-douzaine de tableurs par épisode. Une série TV compte en moyenne 52 épisodes. Si vous faites le calcul, vous comprenez que vous devrez créer, maintenir, analyser, partager, vérifier et revérifier 312 tableurs pendant toute la durée de vie de la production.
Supposons que vous ayez cinq épisodes en cours à des stades différents sur la même période. Si l’on considère que vous avez deux onglets par tableur, vous aurez presque trente onglets ouverts pour suivre ces épisodes.
Quand quelqu’un pose des questions sur ces épisodes, il s’attend à ce que vous trouviez rapidement la réponse. Vous êtes le gardien des tableurs : les gens vous considèrent comme la source d’information principale. C’est une grande responsabilité : assumez-la et soyez fier de ça !
Chez CGWire, nous développons un outil de suivi de production nommé Kitsu. Il est là pour aider la production en gérant pour vous toute la partie pénible :
- Distribution des tâches
- Validation des prévisualisations (publication, commentaires et reprises)
- Gestion des breakdowns
- Suivi du temps
- Déploiement facile à l’ensemble du studio
- Partage instantané
- Rapports de production à jour
Si ça vous intéresse, demandez une instance d’essai et dites-nous ce que vous pensez de ce que nous faisons !
