L’un des points clés de la gestion de production est de conserver des informations
sur l’état actuel de la production à jour. Cela garantit que
macro et détaillée, par exemple : avancement global d’un service et
communications aller-retour pour une tâche donnée. Bien que cela puisse sembler
bien sur le papier, la mise à jour des données tout au long de la production est une tâche
fastidieuse. C’est pourquoi, dans cet article, nous allons explorer comment faire
cela manuellement et automatiquement.
Deux façons de suivre l’information
Pour consigner toutes les informations sur la production, vous avez deux options :
- Disposer d’une solide équipe de responsables de production
- Faire rendre compte par les artistes CG de leur avancement par eux-mêmes.
La première option semble plus naturelle, mais elle peut devenir risquée si votre équipe ne fournit pas de bons résultats. Lorsque le studio grandit, cela apporte de nouveaux défis à votre équipe de production : la mise à l’échelle peut devenir compliquée et difficile à gérer.
Le risque, c’est que la production continue de recueillir des informations alors qu’elle devrait planifier la production, anticiper les problèmes futurs et donner la direction globale.
La deuxième option repose sur la collaboration : chacun rend compte, par lui-même, de son avancement. Cela peut sembler évidemment plus efficace, mais les artistes CG
travaillent sous beaucoup de pression et le reporting n’est pas leur priorité. Il
peut en résulter une mauvaise qualité des données. Mais lorsque votre studio se développe, vous n’avez pas beaucoup d’alternative. Dans la suite, nous verrons comment construire un suivi collaboratif dans votre studio.
La qualité plutôt que la précision
Avant d’aller plus loin, nous aimerions signaler quelque chose. Pour que le suivi fonctionne, vous avez besoin de données qualitatives. Si les informations que vous consultez sont erronées ou incomplètes, vous ne pourrez pas prendre de bonnes décisions. Le reporting que vous allez consulter sera trompeur. Ce qui devrait être utile devient alors un problème.
Pour obtenir de la qualité, vous ne devez pas exiger trop de précision. Cela
peut ne pas sembler intuitif, mais pinailler sur les détails rend le suivi plus difficile
et plus pénible pour tout le monde. Les gens ne le feront pas correctement. Vos données
ne seront pas bonnes. C’est pourquoi vous devez chercher les informations minimales nécessaires et vous assurer que les données sont exactes avant d’aller vers plus de détails.
Prenons un exemple. Si vous avez un asset complexe, vous pourriez être tenté de diviser le travail en de nombreuses tâches. Si vous n’avez qu’un seul artiste, cela ne sert à rien. Même si plusieurs personnes travaillent. La surcharge créée par cette addition peut vous dérouter davantage que si vous aviez tous les détails que vous voulez.
Définissez votre workflow
Avant de vous lancer dans le suivi, vous devez clarifier votre workflow. Une fois que vous avez une idée claire de la façon dont les choses se déroulent, vous serez mieux placé pour décider quoi suivre. N’essayez pas de tout suivre dès le jour 1. Commencez petit, puis progressez de manière itérative en ajoutant des éléments à votre configuration de suivi régulièrement.
Exemples de choses à suivre :
- Avancement via les changements de statut des tâches
- Temps passé sur une tâche
- Quotas quotidiens d’animation (en secondes)
- Impact d’une modification d’asset sur le reste de la production
Des outils pour déclarer le temps passé
Le suivi du temps est l’une des informations les plus demandées. Pour y parvenir, la plupart des responsables de studio veulent s’appuyer sur l’automatisation pour suivre l’avancement des artistes CG. Avec un pipeline solide et efficace, cela peut être fait en partie. Par exemple, le fait de changer le statut d’une tâche en « en cours » et d’enregistrer la date de début sont des actions qui peuvent être définies automatiquement. Un autre exemple : lorsque l’artiste CG ouvre et enregistre une scène liée à ses tâches, cela peut enregistrer l’information dans la base de données. C’est pareil lorsqu’une tâche est terminée.
Cela vous donne une idée de ce qui a commencé à quel moment. Donc le suivi du temps passé peut se faire de la même manière : vous pourriez mesurer combien de temps une application est active sur le bureau de l’artiste CG. Cela semble bien, mais cela peut conduire à des résultats inattendus : les gens peuvent être tentés de tricher avec le système, et une situation imprévue pourrait entraîner de mauvaises données.
Une autre option consiste à s’appuyer sur un outil manuel, accessible via la liste de tâches (todo-list) de l’artiste CG, via une application web ou via les outils CG.
Design de l’interface (UI)
Pour vous assurer que les gens sont suffisamment motivés pour déclarer dans les outils, la première chose est de leur fournir de bonnes interfaces (UI). S’il y a des difficultés pour déclarer l’avancement, l’artiste peut être agacé d’utiliser l’outil et avoir tendance à oublier de remplir les informations, ou pire, à les remplir avec de mauvaises informations. Vous devez donc vous assurer que les artistes peuvent trouver rapidement sa tâche et déclarer le temps passé. Assurez-vous qu’il n’y a pas besoin de réfléchir pour soumettre son reporting.
En bref, fournissez des UI claires et simples qui vont droit au but.
Renvoyer des données
Plus l’artiste CG peut voir d’informations, mieux c’est. En lui permettant de voir un aperçu de la production, en lui envoyant des notifications sur les changements concernant ses tâches ou des tâches liées, vous lui montrez les bénéfices du reporting. Cela lui apporte les informations dont il a besoin pour travailler plus efficacement. Ainsi, il se sent responsable et plus motivé pour partager son avancement.
Un suivi agréable
Pour finir, vous pouvez même le rendre agréable. Par exemple, vous pouvez publier des aperçus récents et leur permettre d’exprimer leur validation en aimant un aperçu ou non. Quand quelque chose est terminé, vous pouvez récompenser ce succès avec une photo amusante. Vous pouvez aussi lui montrer des analyses démontrant son avancement dans le temps.
Pour conclure
Pour mener correctement votre production, vous avez besoin de autant de données que possible. Mais ce qui compte le plus, c’est la qualité des données. Pour y parvenir, vous devez mettre tout en œuvre pour permettre aux artistes CG de partager des informations sur leur avancement : avoir un workflow clair, leur fournir de bonnes UI, montrer que l’information peut être utile, et rendre le reporting amusant !
Avec les bonnes données, vous pourrez gérer une production complète avec sérénité !
Chez CGWire, nous proposons un logiciel de gestion de production dédié aux studios de petite et moyenne taille. Si vous êtes intéressé, visitez notre site web et faites-nous part de votre avis sur ce que nous faisons !
