Chaque production repose sur un planning. C’est quelque chose qu’on ne peut pas éviter et qui vous suivra pendant toute la durée de la production. Donc, autant être sûr de ce que vous y mettez ! La bonne nouvelle, c’est que, dans cet article, nous allons vous partager les meilleures pratiques pour le construire correctement.
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Ceci est le deuxième article de notre série sur la mise en place de la production :
- Partie 1 : Les contrats
- Partie 2 : Le planning
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Le planning est difficile et demande que toute l’équipe soit mobilisée
Avant de faire l’estimation et de fixer des délais, rappelez-vous que vous devez vous appuyer sur vos responsables pour évaluer la quantité de travail nécessaire à l’équipe. Vous n’avez pas à être seul(e) face à l’inconnu pour mener à bien cette tâche.
Vous remarquerez aussi que les responsables seront ravis de vous aider. Ils préfèrent passer du temps avec vous pour construire une planification cohérente plutôt que de devoir lutter contre un planning absurde pendant la production ! Et mieux encore : les impliquer dans le processus les rendra plus motivés et facilitera la résolution des conflits futurs.
Note : gardez à l’esprit que préparer un bon planning demande de l’expérience. Pour estimer les tâches, c’est plus simple si vous avez déjà suivi l’avancement des artistes CG sur une production précédente. Donc, si vous êtes un(e) jeune responsable production, ne soyez pas effrayé(e) de faire des erreurs. Il faudra passer par quelques essais et ajustements : c’est une partie du processus d’apprentissage.
Comment estimer la durée d’une tâche
Pour pouvoir démarrer une discussion avec quelqu’un, vous devez avoir une idée de vos estimations, même si vous n’êtes pas totalement sûr(e). Donc, décidez d’estimations approximatives avant de les affiner avec vos responsables.
Pour commencer, listez toutes les tâches à effectuer avant le prochain jalon connu. Si vous n’êtes pas sûr(e) de vos jalons, cherchez-les dans vos contrats. Une fois que tout est clair, sortez votre calculatrice !
Toute production, qu’il s’agisse d’une série TV, d’un long-métrage ou d’un court métrage, s’appuie sur un script. À partir de celui-ci, vous pouvez réaliser un découpage qui vous donnera le nombre d’assets et de séquences à créer. C’est suffisamment d’informations pour faire des calculs simples et fixer des délais approximatifs.
Imaginons que vous ayez 10 personnages à faire en 5 jours avec une équipe de 8 artistes CG. D’abord, vous devez identifier lesquels sont plus importants ; par exemple, vous avez quatre personnages principaux et six personnages secondaires. Maintenant, nous pouvons calculer le temps dont disposent les artistes CG pour atteindre leur deadline :
- La première étape consiste à ramener tout au même niveau. Prenons comme unité de mesure la création d’un personnage simple. Les personnages principaux sont 3 fois plus détaillés que les personnages secondaires. Supposons qu’un personnage secondaire “coûte” 1. Ainsi, quatre personnages principaux reviennent presque au même que la création de 4 x 3 personnages secondaires, pour un coût total de 12.
- La deuxième étape consiste à établir combien de temps un artiste CG peut consacrer à un personnage simple. Vous avez maintenant 12 + 6 = 18 personnages à faire en 5 jours avec une équipe de 8 artistes CG. Cela signifie que votre équipe doit être capable de produire 18 / 5 = 3,6 personnages par jour. Chaque artiste doit livrer l’équivalent de 3,6 / 8 = 0,45 personnage simple par jour.
À présent, nous avons les bonnes informations : nous pouvons construire un planning pour l’équipe “Character” et répartir le travail entre eux.
Au passage, cela vous aide aussi à anticiper les problèmes. Ce qu’on peut voir dans notre exemple, c’est qu’un artiste CG ne peut pas gérer seul la réalisation d’un personnage principal (il faut 6 jours et nous n’en avons que cinq). Pour ce type de situation, nous avons trois solutions :
- Réduire votre exigence de qualité en utilisant cinq jours au lieu de six pour créer un personnage principal.
- Répartir le travail du personnage principal entre deux artistes CG (donner le visage à l’un et le corps à l’autre).
- Faire appel à un artiste CG senior pour les personnages principaux.
Ce type de calcul permet d’établir une première timeline à discuter avec vos responsables. Ils vous aideront à l’affiner et à trouver la bonne répartition du travail. Avec plus d’expérience, vous réaliserez des estimations plus précises et l’itération avec vos responsables ira plus vite.
Le bon planning pour la bonne personne
Votre planning servira à différentes choses et sera utilisé par différentes personnes. Vous devez donc l’adapter sous plusieurs formes selon son lecteur :
- Un planning approximatif (par mois et par étapes) qui vous aide à ajuster votre budget et à discuter avec toutes les parties prenantes. Il donne à tout le monde un aperçu des grandes étapes de la production.
- Un planning détaillé pour chaque département, qui aide vos responsables à rester synchronisés avec la vision globale de la production, à gérer leur équipe plus précisément et à mieux prendre en compte les dépendances avec les étapes précédentes et suivantes.
- Un calendrier “jour par jour” qui sert de liste de tâches pour votre équipe.
Représentation du planning (diagramme en barres)
Nous avons vu comment décider de la durée du planning, et quel type de planning nous avons besoin. Maintenant, parlons de la représentation visuelle du planning. Faisons simple : utilisons la représentation la plus courante, le diagramme de Gantt (diagramme en barres). Il présente de nombreux avantages et quelques défauts. Passons-les en revue.
Avantages
- Vous ne perdez jamais la vue d’ensemble de votre production
- Vous pouvez facilement vérifier les liens entre les tâches
- Chaque ligne peut représenter une personne ou une équipe, ce qui vous permet de garder un œil sur vos ressources humaines
- Vous pouvez mettre en évidence les marges de temps, les jours fériés et les vacances
- Vous pouvez déplacer facilement une tâche tout en voyant toujours les dépendances avec les tâches précédentes et suivantes
- Ça fonctionne pour les petits comme pour les grands projets
Inconvénients
- C’est moins facilement imprimable sur une production longue : vous aurez peut-être besoin de 2 ou 3 feuilles A3 !
- Vous devez le mettre à jour manuellement si (comme la plupart des gens) vous établissez le planning avec un tableur
Ajouter des marges de temps à votre planning
Maintenant que le planning est correctement mis en place, nous allons aborder le fait que votre planning va changer avec le temps. C’est un conte de fées de penser que tout se déroulera exactement comme prévu. Est-ce que vous pensez vraiment que personne n’aura ne serait-ce qu’un jour de retard ?
Ajouter des “sécurités” à votre planning est obligatoire ! Oui, cela peut être une option pour prendre plus de personnes lorsque les deadlines se rapprochent. Mais la vie vous apprendra qu’il vaut mieux prévenir. Croyez-moi : gérer le retard en prévoyant du temps entre chaque épisode et chaque étape est toujours la bonne décision.
Ajoutez un peu de temps supplémentaire après chaque storyboard avant de commencer le suivant. Et appliquez-le aussi aux tout premiers pas de la production. C’est presque obligatoire pour que les artistes storyboard aient au moins une semaine de décalage. Surtout si vous n’avez pas de superviseur storyboard. Dans ce cas, le Directeur doit tout faire lui-même. Il n’aura pas le temps de brief correctement les artistes storyboard et vous devrez vous attendre à de nombreuses reprises.
Pensez aussi à tous les jours fériés et aux vacances scolaires. Les gens prendront des vacances, et embaucher quelqu’un d’autre entre-temps ne sera peut-être pas aussi efficace que cela en a l’air. Le nouvel artiste CG ne sera pas “acclimaté” au show comme le reste de votre équipe. Il faudra du temps avant qu’il soit réellement efficace.
Une fois que vous êtes à l’aise avec votre planning, montrez-le à votre Directeur et à vos responsables. Si tout le monde s’y sent bien, vous aurez plus de chances qu’ils le défendent plutôt que de lutter contre.
Partagez votre planning
Quand tout est prêt, imprimez votre planning et accrochez-le partout ! Les artistes CG doivent savoir où ils vont. Tenez aussi compte du fait qu’ils sont très sensibles au stress. Plus vous pouvez leur donner d’informations, plus ils se sentiront à l’aise avec leur travail. Ne les laissez pas dans l’ombre par souci “de protection” : cela ne mène pas à de bonnes choses.
Update your schedule but don’t overwrite it.
Votre planning doit toujours être à jour. Il doit refléter la réalité de la production. Sinon, vous ne pourrez pas rendre compte ni avertir de tout retard futur. Vous devez aussi avoir une vue réelle et claire de l’avancement d’un épisode ou de l’ensemble de la production.
Mais ne remplacez pas votre planning principal avec les mises à jour. Votre planning principal figure dans chaque contrat et dans les bureaux de votre direction. Si vous mettez constamment le planning à jour sans suivre les changements, vous ne réaliserez pas autant le retard que vous avez par rapport au planning principal. Et si vous refaites votre planning et repoussez fréquemment plusieurs tâches, vous pourriez croire que tout va bien et ignorer les retards sans réfléchir.
Donc, faites de votre mieux pour conserver quelque part les principales révisions de votre planning. Cela vous aidera énormément à tenir ce que vous avez promis et à comprendre la situation.
Pour résumer
Avoir un bon planning implique beaucoup de travail et de responsabilités. Il doit toujours être à jour et correctement partagé avec toute l’équipe. Et rappelez-vous : vous n’avez pas à le faire seul(e) ! Toutes les parties prenantes peuvent vous donner des informations et seront ravies de participer.
N’oubliez pas non plus qu’un planning doit correspondre à un public. Quand vous devez partager un planning officiel avec quelqu’un, demandez-vous toujours ce qu’il va en faire. A-t-il besoin de la vue d’ensemble ou d’un planning détaillé ? Par exemple, lors d’une réunion avec votre producteur, apportez votre planning approximatif mis à jour, pas un calendrier jour par jour !
Le planning organise la production et la vie de toutes les personnes impliquées (y compris vous !) C’est une épée à double tranchant. Si vous le ratez, votre production peut devenir un cauchemar. Si vous le faites bien, tout se déroulera sans accroc et vous réussirez un projet incroyable !
Ce blog est dédié à la gestion de la production CG et à la pipeline CG. Nous avons un canal Discord où vous pouvez discuter de vos propres problèmes/solutions et apprendre des autres. Notre communauté dynamique de TDs et de responsables production sera super heureuse de vous accueillir !
