あなたは、この新しいテレビ番組を運営するために採用されました。新しい制作に携わる高揚感を感じています。新人制作マネージャーとしての最初の仕事の一つかもしれませんし、経験を積んだ側として、もう見慣れた領域にいるとしても、それでもやはり新しいプロジェクトを始める喜びを同じだけ味わっています。
しかし、どんなスキルレベルであっても、仕事の大きな部分はスプレッドシートを作ることだとわかっています。たくさんのスプレッドシートを……です。これらの表は制作の土台です。あなたはあらゆる段階でそれを作り、使います：
- チームのメンバーの名前を記録する
- タスクの割り当てを保存する
- エピソードのアセットキャスティングを一覧化する
- アニメーターのために具体的な詳細を集める
- 進捗レポートを作成する
スプレッドシートは制作における主要ツールです。誰もがそれに頼っています。だからこそ、情報は常に最新で正確である必要があります。これが主要なコミュニケーション手段だからです。
制作初日（Day 1）
この新しい制作の初日です！ すでに多くの準備をしてきました。その中には、共有すべき情報がたくさんあります。連絡先リスト、脚本のブレイクダウン、ディレクターやアーティスト向けのToDoリスト……などです。
すでにテレビ番組の制作に携わったことがあるなら、きっと独自のテンプレートを持っているはずです。もしそうでなければ、少なくともスタジオが用意してくれます。そのテンプレートをこの新しい制作に合わせて調整し、しかもおそらくは各エピソードごとに行う必要があります。
スプレッドシートを共有する
スプレッドシートは生き物ではありません。しかし、あなたが作った後は、他の人がそれを使います。読むだけの場合もありますが、多くの場合、スプレッドシートは他の人によって変更されます。これを実現する方法は3つあります：
- シートがデスクトップソフトに基づいている場合です。その場合、すべてのユーザーが自分のコンピューターにそれを必要とします。あなたはITに依頼して、ユーザーそれぞれにソフトをインストールしてもらい、さらにスプレッドシートへのアクセスが必要な各スーパーバイザー／アーティスト分の追加ライセンスを支払わなければなりません。
- もしそれが、メールアカウントと連携したWebアプリなら、プロフェッショナルアカウントが必要になります。ここでも同じくお金の問題があります。各ユーザーごとにライセンスを支払う必要があります。そうしないと、個人のメールを使うことになり、セキュリティ上の問題が生じます。
- チームの一部が別の場所にいる場合は、メールやオンラインのファイル保管を通じてスプレッドシートを共有しなければなりません。やりとりが何度も発生します。
制作の最初の一歩
制作の開始時には、人々に情報を伝え、やるべき作業を振り分ける必要があります。すでに、共有するためにたくさんのシートを印刷しています。動きは順調で、管理するのは1エピソードだけです。各スプレッドシートにきちんと配慮できます。すべてうまくいきます。
そして時には、仕事を2回やらなければならないと感じることもあります。例として、ストーリーボードのブレイクダウンとリードシートを考えてみましょう。違いは、情報の表示方法だけです。この2つのドキュメントは同じ目的のために作られておらず、使う人も異なります。技術的なスキルがあるなら、ブレイクダウンのデータをリードシートに紐づけることもできますが、それでも正しく整えるためにはある程度の作業が必要になります。
こうした問題は、この制作における最初の頭痛の種になり得ます。ですが幸いなことに、これは始まりです。時間があります。大丈夫、すべて順調です。
進行中の制作
それから数か月後です。あるエピソードはアニメーション段階にあり、別のエピソードはストーリーボード段階。そして一番新しいものはまだ脚本段階にあります。
あなたはすでにたくさんのスプレッドシートを持っています。毎日のようにそれを使います。タブを行ったり来たりしながら時間を費やすことになります。制作開始当初との違いは、今では人々があなたのスプレッドシートに参加し、自分たちでデータを追加してくることです。
ディレクター、背景スーパーバイザー、アニメーションスーパーバイザーがそれらに取り組んでいます。しかも、時には同時にです。ドキュメントを使う人が多いほど、ミスも増えます。行を見落とす、間違ったタブに入力する、時にはタブ全体をつぶしてしまう……。
スプレッドシートを直すために何時間も費やした後、あなたは被害を最小限にすることを考えます。解決策の1つは、スプレッドシートをコピーして、それぞれのコピーを各スーパーバイザーやディレクターなどに渡すことです。彼らが埋めるのを待ってから、すべてのドキュメントを同期します。
あまりにも時間がかかるため、あなたは遅くまで仕事をするようになります。家に仕事を持ち帰ろうと思うかもしれません。制作に必要なため、あなたはこれらのスプレッドシートに時間を費やし続けます。全員が同じ認識を持てるようにするには、きれいで正確である必要があります。細部に集中しすぎて、制作全体の見取り図を見失ってしまうかもしれません。状況はどんどん厳しくなっていきます。
スタジオの外の人たち
スタジオの中に物理的にいない人たちと情報を共有しなければならないことはよくあります。たとえば、建物で作業していないアーティストやディレクターに対して、あなたはファイルをメールで送ることになります。彼らはあなたのネットワークにアクセスできないので、あなたのメールを待たなければならず、あなたは彼らの返信を待つことになります。
一覧、図面、動画を待つことは、制作の遅延を増やします。ようやくすべての要素が手に入ったとしても、それを確認し、さらに追加の詳細が必要なら依頼しなければなりません。行ったり来たりが始まります。
制作レポート
制作責任者、もしくはプロデューサーから制作レポートを作るよう求められるでしょう。すべての関係者に進捗を伝え、制作全体を俯瞰するために重要です。
技術的なスキルがあれば、スプレッドシートのデータから自動で埋められるレポートを作成できます。それでも、数式が誤って壊れていないか、または誰かがうっかり消してしまっていないかを確かめるために、スプレッドシートを二重に確認する必要があります。
スキルがない場合は、ゼロから作ります。すべてのタブを行ったり来たりしながらデータをまとめ、首尾一貫した正確なレポートを作る……そしてそのついでに、もう1つスプレッドシートが増えるのです！
制作トラッキングソフトウェア
制作トラッキングソフトウェアは、そのために用意されています。共有データベース上でこれらのデータを管理し、専用のUIに表示できるようにしてくれます。
より良い番組を作るには、アーティストが創造的な仕事に完全に集中できる必要があります。そして、それ以外のことは制作側に任せられるべきです。だからこそ、この手のツールはチームの生産性を大きく高めることができます。誰もがコラボレーションでき、エラーも起きにくく、読みやすいUIを提供します。何百ものファイルを管理する必要がなく、全員を同じ認識に保つのも簡単になります。
まとめ
すべてをまとめましょう！ 制作のライフサイクルの間、各エピソードにつき少なくとも半ダースのスプレッドシートを作成することになります。テレビ番組は平均52話あります。計算すれば、制作期間のあいだに312個のスプレッドシートを作成・管理・分析・共有・確認し、さらに二重に確認する必要があるとわかります。
同じ期間に、進行段階の異なるエピソードが5本走っていると仮定してみましょう。各スプレッドシートにタブが2つあると考えると、これらのエピソードを追跡するために開いているタブは、ほぼ30個になります。
誰かがこれらのエピソードについて質問してきたとき、彼らはあなたがすぐに答えを見つけられることを期待します。あなたはスプレッドシートの管理者であり、人々はあなたを主要な情報源として見なしています。それは大きな責任です。受け止めて、誇りに思ってください！
CGWireでは、Kitsuという制作トラッカーを開発しています。重労働の部分をすべてあなたの代わりに管理することで、制作を支援します：
- タスク配布
- プレビューの検証（公開、コメント、リテイク）
- ブレイクダウン管理
- 時間トラッキング
- スタジオ全体への簡単な展開
- 即時共有
- 最新の制作レポート
興味があれば、トライアルのインスタンスを依頼し、私たちの取り組みについて率直な感想を聞かせてください！
