すべての制作にはスケジュールが必要です。それは避けられないものであり、制作期間のすべてにわたってあなたにつきまといます。だからこそ、スケジュールに何を入れるかを確信を持って行うことが大切です。朗報として、この投稿では、正しく作るためのベストプラクティスを共有します。
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これは、制作体制（セットアップ）に関する私たちのシリーズの第2回の記事です：
- パート1：契約
- パート2：スケジュール
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スケジューリングは難しく、チーム全員の参加が必要
見積もりを行い締め切りを設定する前に、チームの作業量を評価するために、上長を頼るべきだということを覚えておいてください。このタスクを達成するために、あなたひとりが暗闇の中で考える必要はありません。
また、上長たちは手伝ってくれて嬉しく思うはずだと気づくでしょう。制作中に無意味なスケジュールと戦うよりも、あなたと一緒に筋の通った計画を作る時間を使いたいのです。さらに、プロセスに彼らを巻き込めば、彼らのモチベーションも高まり、今後の対立解消もより簡単になります。
注：良い計画を準備するには経験が必要です。タスクを見積もるのは、過去の制作でCGアーティストの進捗を追跡していた場合のほうが簡単です。だから、もしあなたが若い制作マネージャーなら、間違いを恐れないでください。試行錯誤が必要で、それは学習プロセスの一部です。
タスクの所要時間を見積もる方法
とはいえ、誰かと議論を始めるには、確信がなくても、見積もりの目安を持っている必要があります。ですので、上長と反復して調整する前に、まずはラフな見積もりを決めておきましょう。
まず、次の既知のマイルストーンまでに行うべきすべてのタスクをリストアップします。マイルストーンが分からない場合は、あなたの契約を見てください。すべてが明確になったら、電卓を温めましょう！
どのような制作でも、TV番組、長編映画、短編には台本があります。そこからブレイクダウンを行い、構築すべきアセット数やシーケンス数が分かります。これだけで、単純な計算をして、ラフな締め切りを設定するのに十分な情報になります。
たとえば、CGアーティスト8人のチームで、5日間で10体のキャラクターを作るとします。まず、どれがより重要かを特定する必要があります。たとえば主役のキャラクターが4体で、サブのキャラクターが6体だとしましょう。すると、CGアーティストが締め切りまでに到達するために必要な時間を計算できます：
- 最初のステップは、すべてを同じレベルに戻すことです。単純なキャラクターの作成を測定単位と考えます。主役キャラクターはサブキャラクターより3倍詳細です。サブキャラクターのコストを1としましょう。したがって、4体の主役キャラクターは「サブキャラクターを4×3体作る」のとほぼ同等で、合計コストは12になります。
- 次に、CGアーティストが単純なキャラクターにどれくらい時間を使えるかを決めます。これで、12 + 6 = 18体のキャラクターを、8人のCGアーティストのチームで5日間で行うことになります。つまり、チームは1日あたり18 / 5 = 3.6体のキャラクター分を出せる必要があります。各アーティストは1日あたり3.6 / 8 = 0.45体の単純キャラクター分を納品する必要があります。
これで必要な情報が揃いました。キャラクターチーム用のスケジュールを作り、仕事を割り当てられるようになります。
ちなみに、これは問題を事前に予測するのにも役立ちます。例から分かることとして、CGアーティストはひとりでは主役キャラクターの制作を抱えきれないという点があります（6日かかり、手元の時間は5日しかない）。この種の状況には、3つの解決策があります：
- 6日ではなく5日で主役キャラクターを作ることで、品質への期待値を下げる。
- 主役キャラクターの作業を2人のCGアーティストに分ける（顔は1人、身体は別の1人にする）。
- 主役キャラクターにはシニアのCGアーティストに頼る。
この計算は、上長と話し合うための最初のタイムラインを作るための方法です。上長がそれを洗練させ、適切な割り当てを見つけてくれます。経験を積めば、より正確な見積もりができるようになり、上長との反復も速くなります。
適切なスケジュールを、適切な相手に
あなたのスケジュールは、さまざまな目的を持ち、さまざまな人に使われます。だから、読み手によって形を変えて提示する必要があります：
- 予算の調整や関係者との議論を助けるためのラフなスケジュール（毎月・各ステップ別）。全員に対して、制作の主要ステップを俯瞰できるようにします。
- 各部門向けの詳細なスケジュール。上長が制作全体の見取り図と足並みをそろえ、チームをより正確にマネジメントできるようにし、前後のステップとの依存関係をより把握できるようにします。
- チームのTo-doリストとして機能する、日次のカレンダー。
計画の表現（棒グラフ）
スケジュールの長さをどう決めるか、どのようなスケジュールが必要かについては説明しました。次は、スケジュールの視覚的な表現について話しましょう。ではシンプルに、最も一般的な表現であるガントチャート（棒グラフ）を使います。利点が多く、欠点もいくつかあります。見ていきましょう。
Pros
- 制作の全体像を見失うことがありません
- タスク間のつながりを簡単に確認できます
- 各行が個人またはチームを表せるため、要員の状況を把握しやすくなります
- 時間の余裕、祝日、休暇を強調できます
- タスクを簡単に移動でき、それでも前後の依存関係を見続けられます
- 小規模・大規模プロジェクトのどちらにも対応できます
Cons
- 長い制作では印刷しにくく、A3の用紙を2〜3枚必要になるかもしれません！
- （ほとんどの人がそうしているように）スプレッドシートでスケジュールを作っている場合、手作業で更新する必要があります
スケジュールに時間の余裕を追加する
これでスケジュールを適切にセットできました。次は、時間の経過とともにスケジュールが変わるという現実に向き合います。すべてが計画通りに進むだろうと考えるのはおとぎ話です。本当に、誰も少なくとも1日遅れることなどないと思いますか？
スケジュールに安全策を追加することは必須です！ええ、締め切りが近づいたら人を増やすという選択肢もあります。しかし人生は、予防したほうが良いと教えてくれます。信じてください。各エピソードと各ステップの間に余白を作って遅延をマネジメントすることが、常に正しい判断です。
新しいシーンの開始前に、各ストーリーボードの後へ少し余分な時間を追加します。また、制作の最初のステップにも同様に適用してください。ストーリーボードのアーティストには、少なくとも1週間の遅れ（バッファ）を持たせるのは、ほぼ必須です。特にストーリーボードのスーパーバイザーがいない場合はなおさらです。その場合、ディレクターがすべてを自分で行う必要があります。ストーリーボードのアーティストを適切にブリーフィングする時間はなくなり、手戻り（リテイク）が多発することになります。
また、祝日や学校の休暇も忘れないでください。人々は休暇を取り、途中で他の人を雇っても、聞こえるほど効果的ではないかもしれません。新しいCGアーティストは、チームの他のメンバーほどショーに慣れていません。彼が効果的に働くまでには時間が必要です。
スケジュールに慣れてきたら、ディレクターと上長に見せてください。皆が気持ちよく感じるなら、反対して戦うよりも、承認してもらえる可能性が高くなります。
スケジュールを共有する
すべてが整ったら、スケジュールを印刷してあちこちに掲示しましょう！CGアーティストは、自分がどこへ向かっているのかを知る必要があります。加えて、彼らはストレスにとても敏感です。より多くの情報を渡せば渡すほど、自分の仕事に対して安心して取り組めます。自分たちのために彼らを暗闇に置かないでください。それでは良い結果につながりません。
スケジュールを更新するが、上書きはしない。
スケジュールは常に最新の状態である必要があります。それは制作の現実を反映していなければなりません。そうでなければ、将来の遅延について報告したり警告したりできなくなります。また、エピソード単体、あるいは制作全体の進捗について、正しく明確な見通しを持つ必要があります。
ただし、更新内容でメインスケジュールを上書きしてはいけません。メインスケジュールはすべての契約に記載され、あなたの所属する部署のオフィスにも置かれています。スケジュールを常に更新していても変更の履歴を追跡していないと、メインスケジュールに対してどれくらい遅れているかに気づけないことがあります。そして、複数のタスクを頻繁にやり直して延期してしまうと、「すべて問題ない」と思い込み、遅延を見過ごしてしまうかもしれません。
なので、スケジュールの主要な修正（リビジョン）はどこかに残すようにしてください。それが、約束したことを果たすうえでも、状況を理解するうえでも大いに役立ちます。
まとめ
良い計画を持つことは、多くの作業と責任を意味します。常に最新であり、そしてチーム全員と適切に共有されていなければなりません。そして、ひとりでやる必要はないということを覚えておいてください。すべての関係者は情報を提供できますし、参加することを喜んでくれるはずです。
スケジュールは、観客（相手）にも合わせる必要があることを忘れないでください。誰かと公式なスケジュールを共有する必要があるときは、常に自問してください。彼らはそれをもって何をしますか？全体像が必要なのか、それとも詳細なスケジュールが必要なのか？たとえばプロデューサーとの会議では、日次カレンダーではなく、更新されたラフスケジュールを持っていきましょう！
スケジュールは、制作と関わるすべての人の生活（もちろんあなたも）を整理します。スケジュールは両刃の剣です。うまくいかないと、制作が悪夢になる可能性があります。うまくやれば、すべてが順調に進み、素晴らしいプロジェクトを実現できます！
この記事を説明するために、Googleスプレッドシートで計画テンプレートを用意しました。このリンクから入手できます
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